Jednostki organizacyjne objęte nadzorem archiwalnym, zobowiązane są do:

• gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania oraz odpowiedniego zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych,
• klasyfikowania, kwalifikowania, brakowania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym,
• przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego po upływie terminu ustalonego w obowiązujących przepisach.

Obowiązki te nadzorowane jednostki realizuja poprzez:

• opracowanie, wprowadzenie i stosowanie, zatwierdzonych przez dyrektora Archiwum Państwowego, Instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego,
• zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odrębny lokal i archiwista) przechowywanie dokumentacji powstającej w toku ich działalności i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji)
• ewidencjonowanie zasobu archiwum zakładowego, wydzielanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych, udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz innym osobom nie będącym pracownikami, jeżeli uzyskały stosowne zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej,
• wnioskowanie do właściwego archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji.

Jednostki organizacyjne nie objęte nadzorem archiwalnym

Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, odnosi się do wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Jednakże jednostki, które nie zostały objęte nadzorem archiwalnym i ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne, wytworzona przez siebie dokumentację gromadzą wskładnicach akt i umożliwiają archiwom państwowym nadzór nad brakowaniem dokumentacji.

Obowiązek przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania dokumentacji ustawa archiwalna artykułem 45 nakłada także na organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych.