Nadzór nad narastającym zasobem zwany inaczej nadzorem archiwalnym polega na:

• ustalaniu jednostek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych i prowadzeniu ich ewidencji,
• inicjowaniu opracowania oraz uzgadnianiu i zatwierdzaniu zgodnie zobowiązującymi przepisami - instrukcji kancelaryjnych, rzeczowych wykazów akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych, oraz innych przepisów zakładowych o postępowaniu z dokumentacją,
• przeprowadzaniu cyklicznych kontroli archiwów zakładowych oraz wydawaniu niezbędnych zaleceń pokontrolnych,
• przeprowadzaniu lustracji archiwalnych mających na celu sprawdzenie stopnia realizacji zaleceń pokontrolnych,
• przeprowadzaniu ekspertyz dokumentacji, szczególnie w wypadkach budzących wątpliwości co do zasadności jej kwalifikacji archiwalnej,
• systematycznym przejmowaniu spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych przez komórki organizacyjne archiwom zakładowym,
• wydawaniu zezwoleń, jednorazowych lub generalnych, wszystkim państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
• przejmowaniu, w trybie przewidzianym przepisami prawa archiwalnego, materiałów archiwalnych, których okresy przechowywania w archiwach aktotwórcy już upłynęły,
• udzielaniu pomocy metodycznej i konsultacji oraz przeprowadzaniu instruktaży i szkoleń z zakresu zarządzania dokumentacją, prowadzenia kancelarii i funkcjonowania archiwum zakładowego.

Obejmowanie jednostek organizacyjnych nadzorem archiwalnym

Decyzję o objęciu jednostki organizacyjnej nadzorem archiwalnym podejmuje dyrektor Archiwum Państwowego w oparciu o ustalone przepisami zasady oraz naukowe kryteria Decyzja ta przesyłana jest ustalonemu podmiotowi w formie aktu administracyjnego (por.: art. 34 ustawy archiwalnej).

Oddział Nadzoru Archiwum Państwowego prowadzi kartotekę jednostek nadzorowanych oraz zgromadzoną w teczkach urzędów kompleksową dokumentację każdego nadzorowanego archiwum zakładowego.

Teczka Urzędu obejmuje:

• przepisy kancelaryjne i archiwalne nadzorowanej jednostki wraz z przebiegiem zmian,
• protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami oraz ich realizacją
• dokumentację brakowania tj. wnioski z załączonymi protokołami i spisami oraz wydane zezwolenia i zgody
• materiały informacyjne dot. organizacji jednostki nadzorowanej (statuty, regulaminy)
• spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym,
• pozostałą korespondencję.

Listę jednostek objętych nadzorem Archiwum Państwowego w Przemyślu zawiera Kartoteka bazy danych pn. NADZÓR

Elektroniczna baza danych NADZÓR jest narzędziem pozwalającym monitorować przebieg nadzoru archiwalnego nad poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. W cyklu kwartalnym przesyłana jest do naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Postępowanie z materiałami archiwalnymi reguluje Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:

Art. 5

1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:
   1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych;
   2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.
   
   2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych.
   
   2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.
   
   2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.