Strona główna O Archiwum Nadzór archiwalny Jakie dokumenty ...
Kategoria A. Jakie dokumenty są materiałami archiwalnymi Drukuj

  

Rodzaje dokumentów kwalifikowanych do materiałów archiwalnych

wg układu rzeczowego wykazu akt

1.

dokumentacja organów kolegialnych tj. akty powołania, skład organu, porządek obrad posiedzeń, lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał oraz opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia, itp.

2.

dokumentacja konferencji, zjazdów, sympozjów, sesji, narad i zebrań organizowanych przez własną jednostkę organizacyjną w tym programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał, itp.

3.

dokumentacja dotycząca organizacji własnej jednostki organizacyjnej i własne akta normatywne w tym przepisy dotyczące bezpośrednio działania danej jednostki organizacyjnej, akty erekcyjne i inne dokumenty założycielskie, dokumenty z rejestracji danej jednostki, statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne, zakresy działania komórek organizacyjnych i stanowisk pracy, zbiór podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, poleceń, okólników, itp.

4.

wykładnie prawne (interpretacje) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności,

5.

dokumentacja dotycząca przekształceń własnościowych w tym zarządzenia i decyzje organu założycielskiego, wykazy składników majątkowych, listy wierzycieli i potwierdzenia sald, dokumentacja układu z wierzycielami, prospekty emisyjne, bilans zamknięcia, itp.,

6.

dokumentacja dotycząca planowania tj. własne przepisy dotyczące organizacji i metodyki planowania, wersje ostateczne prognoz i planów perspektywicznych, wieloletnich, plany roczne działalności jednostki, korespondencja i decyzje dotyczące zmian ustaleń planowych, plany półroczne i z krótszego okresu, jeżeli brak opracowań rocznych, materiały pomocnicze do planów, jeżeli ich treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu

7.

dokumentacja z zakresu sprawozdawczości tj. własne przepisy dotyczące organizacji i metodyki sprawozdawczości, sprawozdania własne wieloletnie i roczne, sprawozdania zbiorcze (w tym wersje cząstkowe i ostateczne), sprawozdania półroczne i z krótszego okresu, jeżeli brak opracowań rocznych, sprawozdania z działalności komórek merytorycznych, materiały pomocnicze do sprawozdań (w tym oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencja merytoryczna), jeżeli ich treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych sprawozdań,

8.

plany i sprawozdania roczne finansowe (budżet i sprawozdania opisowe, bilanse z załącznikami, zmiany ustaleń planowych)

9.

sprawozdania statystyczne dla GUS i właściwych ministerstw lub jednostek nadrzędnych, roczne i jednorazowe, własne analizy kompleksowe, problemowe i wycinkowe oraz zbiorcze,

10.

dokumentacja dot. informatyzacji w tym spisy systemów i programów, schematy i oceny systemów i programów, instrukcje eksploatacji systemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych, zbiory danych na nośnikach informatycznych (banki danych), zasady tworzenia i obsługi stron WWW, własna strona WWW (poszczególne pliki umieszczane na stronie powinny być archiwizowane w formie elektronicznej lub wydruku i ewidencjonowane w formie kart opisowych)

11.

własne przepisy kancelaryjne i archiwalne tj. instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, kwalifikatory dokumentacji technicznej, instrukcje dot. postępowania z dokumentacją, wzory odciskowe pieczęci (np. rejestr wydanych lub likwidowanych pieczątek),

12.

ewidencja zasobu archiwum zakładowego (spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt przekazywanych na makulaturę, spisy akt przekazywanych do archiwum państwowego, protokoły zgubienia lub zniszczenia akt, ewidencja elektroniczna

13.

ewidencja zbiorów bibliotecznych w bibliotekach naukowych i o dużej randze dla regionu, księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja elektroniczna

14.

dokumentacja dotycząca załatwiania skarg i wniosków:przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków, skargi i wnioski załatwione bezpośrednio, rejestry i analizy skarg i wniosków

15.

prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, własne opracowania w zakresie metodologii, własne prace naukowo-badawcze etapowe i końcowe, materiały pomocnicze do opracowań własnych, prace naukowo-badawcze opracowane na zlecenie własnej jednostki, opiniowanie prac naukowo-badawczych, ewidencja prac naukowo-badawczych,

16.

dokumentacja dotycząca wydawnictw: programy wydawnictw tzw. "teki wydawnicze", dwa komplety własnych wydawnictw, monografii, periodyków, folderów, ulotek, kroniki, historie i monografie o działalności własnej jednostki

17.

dokumentacja wynikająca z kontaktów z mediami - informacje własne dla mediów, wycinki prasowe, odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady mediów z przedstawicielami własnej jednostki),

18.

dokumentacja dotycząca organizowania i udziału w wystawach, pokazach, odczytach, targach w tym programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki, własne nagrania audiowizualne

19.

dokumentacja wynikająca ze współpracy z różnymi jednostkami krajowymi (korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych jednostek, programy, umowy, porozumienia i ich realizacja, itp.) i zagranicznymi (własne zasady i programy współpracy międzynarodowej, umowy wielostronne i dwustronne, dokumentacja z posiedzeń i prac wspólnych zespołów i komisji, opracowania, informacje, korespondencja merytoryczna, protokoły z rozmów, programy i sprawozdania z pobytu delegacji zagranicznych, itp.), dokumentacja z zagranicznych wyjazdów służbowych (instrukcje i plany wyjazdowe, sprawozdania z wyjazdów),

20.

dokumentacja kontroli (przepisy własne dotyczące zasad i trybu przeprowadzania inspekcji i kontroli, kontrole zewnętrzne we własnej jednostce, kontrole jednostek podległych i nadzorowanych

21.

zasady pracy i płacy w tym układy zbiorowe i zakładowe, porozumienia, taryfikatory, regulaminy pracy, siatki płac, stawek i dodatków, regulaminy premiowania i nagród, regulaminy ustalania wynagrodzeń, wykazy etatów (tj. zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze), itp.,

22.

akta osobowe, które właściwe archiwum państwowe w trakcie ekspertyzy archiwalnej uznało za materiały archiwalne dokonując zmiany kwalifikacji (m.in. akta kadry kierowniczej, samodzielnych pracowników naukowo-badawczych, twórców kultury, samodzielnych pracowników merytorycznych, itp.).

23.

dokumentacja dotycząca zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy tj. własne przepisy w tym zakresie, projekty własne środków ochronnych, dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i powodujących inwalidztwo, analizy wypadków i chorób zawodowych

24.

dokumentacja dot. szkolenia i doskonalenia pracowników w tym własne zasady, formy i metody szkoleń, plany i programy nauczania, opracowania własne materiałów szkoleniowych i naukowych, ewidencja ośrodków szkoleniowych, dokumentacja wynikająca z nadzoru nad ośrodkami szkoleniowymi

25.

dokumentacja dotycząca racjonalizacji, wynalazczości i współzawodnictwa (przepisy własne w tym zakresie, ustalenia własne w zakresie planowania i prognozowania, tematy wynalazcze, konkursy wynalazcze, opatentowane projekty wynalazcze, wybór z pozostałych projektów wynalazczych i racjonalizatorskich, ewidencja wynalazków i zgłoszonych projektów),  

26.

dokumentacja wynikająca z gospodarowania środkami rzeczowymi (własne ustalenia w zakresie zasad gospodarowania środkami, dokumentacja dotycząca typizacji obiektów i elementów, zbiory norm, dokumentacja techniczna obiektów zabytkowych i nietypowych, własne ustalenia w zakresie ekonomiki inwestycji oraz wskaźników techniczno-ekonomicznych, ewidencja inwestycji, dokumentacja prawna i techniczna z nabywania i zbywania nieruchomości, paszporty maszyn i urządzeń, dokumentacja dotycząca zapewnienia ochrony środowiska,

27.

dokumentacja dotycząca podstawowych zasad ekonomiczno-finansowych (systemy ekonomiczno-finansowe, systemy ewidencji i plany kont, metody analizy wartości, itp.)

28.

dokumentacja dotycząca zasad gospodarowania funduszami specjalnymi,

29.

dokumentacja inwentaryzacji (własne ustalenia w tym zakresie, dokumentacja z powszechnej inwentaryzacji),

30.

księgi stanu cywilnego (księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, akta zbiorowe do nich i skorowidze),

31.

dokumentacja mierniczo-geologiczna,

32.

oryginały map, planów i szkiców terenowych,

33.

dokumentacja szkół i placówek oświatowych (zbiór przepisów prawnych dotyczących nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej placówki, plany i programy nauczania, wychowania i kształcenia, dokumentacja dotycząca wprowadzanych innowacji i eksperymentów pedagogicznych, dydaktyczno-wychowawczych, programowych i organizacyjnych w placówce, dokumentacja wynikająca z nadzoru pedagogicznego, analizy wyników egzaminów, promowania i klasyfikacji, księgi uczniów i wychowanków, księgi arkuszy ocen sprzed 1939 roku i wybór tych ksiąg, które powstały po tej dacie, organizacja samorządu szkolnego, dokumentacja wynikająca z nadzoru nad inicjatywami uczniów i wychowanków).

 

 





Archiwa rodzinne

szukajwarchiwach.pl

ul. Lelewela 4, 37-700 Przemyśl
tel. (+48 16) 670-35-38, fax (+48 16) 670-76-34
e-mail:
Copyright © 2014. Archiwum Państwowe w Przemyślu.