Strona główna O Archiwum Nadzór archiwalny Przepisy prawne
Przepisy prawne dotyczące postepowania z dokumentacją Drukuj

 

Podstawowe regulacje prawne dotyczące postępowania z dokumentacją w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych

 

USTAWA z dnia 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

(tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 )

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 16 września 2002 r., w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

(Dz.U.02.167.1375 z dn. 9 października 2002 r.)

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519

USTAWA z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz.l450 z późn.zm.),

USTAWA z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 656),

USTAWA z .6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (DzU nr 112, poz. 1198 z późn..zm.),

 WAŻNE  !!!

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU. 2011.  Nr 14, poz. 67). Rozporządzenie to zastąpiło dotychczasowe rozporządznia  dla poszczególnych szczebli samorządu. Przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie wyłącznie do:

organów gmin i związków międzygminnych

organów powiatu

organów samorządu województwa

organów administracji zespolonej w województwie

I odpowiednio dla urzędów obsługujących te organy

urzędów miast i gmin

starostw powiatowych

urzędów marszałkowskich

urzędów wojewódzkich

urzędów obsługujących inne organy zespolonej administracji rządowej w

województwie, jeżeli nie obsługuje ich urząd wojewódzki

Nowe rozporządzenie bezpośrednio nie ma zastosowania w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego jak:

samorządowe urzędy pracy (wojewódzkie ani powiatowe)

samorządowe ośrodki pomocy społecznej, centra pomocy rodzinie ani inne jednostki pomocy społecznej, poradnie psychologiczno pedagogiczne

samorządowe zakłady budżetowe

samorządowe szkół (podstawowe, gimnazja, szkół ponadgimnazjalne, w tym licea), przedszkola ani inne placówki oświatowe,

samorządowe biblioteki, muzea ani inne instytucje kultury, gminne, miejskie ośrodki kultury,

powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego

zarządy dróg,

powiatowe ośrodki dokumentacji geodezyjno kartograficznej

zespoły opieki zdrowotnej (szpitale)

Jeżeli w jednostkach takich brak jest przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją, lub stosowane dotychczas sporządzone były jako wyciąg z przepisów obowiązujących w jednostkach samorządowych do 31 grudnia 2010r., należy, w oparciu o przepisy zawarte w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. oraz w § 3 ust. 6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) wprowadzić zarządzeniem wewnętrznym nowe, własne, wewnętrzne przepisy, przy tworzeniu których można wykorzystać wybrane fragmenty z nowego rozporządzenia, lub zastosować analogiczne ustalenia w zakresie kwalifikacji archiwalnej poszczególnych haseł klasyfikacyjnych. Opracowany projekt powinien byc wprowadzony w uzgodnieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. 

 

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z 10 lutego 2005 r. w sprawie określe­nia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii do­kumentacji o czasowym okresie przechowywania (DzU nr 28, póz. 240),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z 15 lutego 2005 r. w sprawie warun­ków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU nr 32, poz. 284),

 

USTAWA z 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kom­petencje administracji publicznej w związku z reformą ustrojową pań­stwa (DzU nr 106, poz. 668); przepisy art. 49 zaliczają materiały archi­walne organów jednostek samorządu terytorialnego i ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych do państwowego zasobu archiwalnego oraz rozciągają kompetencje nadzorczo -kontrome archi­wów państwowych nad materiałami archiwalnymi tego samorządu, oraz wybrane przepisy resortowe

 

USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r - Kodeks cywilny (DzU nr 16, poz. 93 z późn. zm.),

USTAWA z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach oso­bistych (DzU 87, poz. 960 z późn. zm.),

USTAWA z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (tekst jednolity: DzU z 2003 r. nr 188, poz. 1848 z późn. zm.),

USTAWA z 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity: Dz.U z 2004 r. nr 161, poz.1688),

USTAWA z 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 240, poz. 2027),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzaju materiałów stanowiących państwo­wy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu (DzU nr 49, poz. 493),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 2 kwiet­nia 2001 r. w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej (DzU nr 38, poz. 445); § 11 ust. 7 ustala, że zespoły uzgadniania dokumentacji projektowej dzia­łające na szczeblu powiatu będą przechowywać przez okres 3 lat opinie dotyczące projektów sieci uzbrojenia terenu, egzemplarz opiniowanego projektu oraz protokoły z własnych posiedzeń,

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 18 maja 2001 r. w sprawie materiałów geodezyjnych i kartograficznych oznacza­nych klauzulą „poufne" (DzU nr 56, poz. 589),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO I BUDOWNICTWA z 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porządkowania mate­riałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficz­nego (DzU nr 74, poz. 796),

USTAWA z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (tekst jednolity: DzU z 2004 r., nr 8, poz. 65 z późn. zm.); jej art. 33 b ust. 2 nakazuje akta spraw postępowania kontrolnego prowadzonego przez dyrektora urzędu kontroli skarbowej lub generalnego inspektora kontroli skarbowej przechowywać zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych,

USTAWA z 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze (DzU nr 27, poz. 96 z późn. zm.),

USTAWA z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: DzU z 2000 r. nr 80, poz. 904); art. l określa jakie rodzaje utworów są przedmiotem prawa autorskiego zaś art. 4 z ochrony tego prawa wyłącza: l) akty normatywne, 2) urzędowe dokumenty, mate­riały, znaki i symbole oraz 3) opublikowane opisy patentowe lub ochronne,

USTAWA z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jednolity: DzU z 2003 r. nr 207, poz. 2016); art. 13 pkt 13 i 14 definiują pojecie „dokumentacja budowy" i „dokumentacja powykonawcza", art. 38 nakłada na stosow­ny organ obowiązek prowadzenia rejestru decyzji o pozwoleniu na bu­dowę zaś art. 46 określa okres przechowywania dokumentacji budowy,

USTAWA z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.); przepisy rozdz. 8 tej ustawy usta­lają ochronę, okresy przechowywania i zasady udostępniania dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, ksiąg rachunkowych i rocznych sprawozdań finansowych oraz określają sposoby ich zabezpieczania w razie przekształcenia formy prawnej podmiotu lub jego likwidacji,

USTAWA z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (DzU nr 88, poz. 553 z późn. zm.); art. 276 przewiduje sankcje karne za niszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu, art. 268 ustanawia natomiast sankcje za mszczenie, uszkodzenie lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym,

USTAWA z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: DzU z 2005 r. nr 8, poz.60); przepisy art. 86 i 88 ustalają 5-letni, a praktycznie 6-letni okres przechowywania przez podatników ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów,

USTAWA z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedno­lity: DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926); spraw archiwalnych dotyczą roz­działy ustawy: 3-ci - zasady przetwarzania danych osobowych, 5-ty -zabezpieczenie zbiorów danych osobowych, 6-ty - rejestracja zbiorów danych osobowych, 7-my - przekazywanie danych osobowych za granicę,

USTAWA z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU nr 241, poz. 2074); jej art. l ust. 9a przedłuża z 5 do 10 lat okres przedawnienia rosz­czeń z tytułu składek ZUS, zaś art. 9 nakłada na płatnika składek obo­wiązek przechowywania przez 50 lat od zakończenia pracy danego ubezpieczonego dokumentacji służącej do ustalania podstawy wymiaru jego emerytury lub renty,

USTAWA z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu prze­strzennym (DzU nr 80, poz. 717); art. 31 ustala kto prowadzi aktuali­zowany rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i gromadzi materiały z tymi planami związane,

USTAWA z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (DzU nr 162, poz. 1568),

USTAWA z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU nr 19, poz. 177 z późn. zm.). W art. 97 ustala się, że zamawiający przechowuje dotyczący zamówienia publicznego protokół z załącznikami, przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania o zamówienie,

USTAWA z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU nr 173, poz. 1807 z późn. zm.); stanowi, iż akta ewidencyjne obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu prowadzi się zarówno dla przedsiębiorcy wpisanego do gminnej ewidencji działal­ności gospodarczej (art. 25), jak i dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru działalności gospodarczej regulowanej (art. 66 ust. l),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z l kwietnia 2005 r. w sprawie okre­ślenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz doku­mentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (DzU nr 68, poz. 595),

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z 29 września 2005 r. w spra­wie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (DzU nr 200, poz. 1650),

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z 5 października 2005 r. w spra­wie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul taj­ności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (DzU nr 205, poz. 1696),

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (DzU nr 208, poz. 1741),

ZARZĄDZENIE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z 7 sierpnia 2002 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz.Urz. MON nr 15, poz. 149),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, z późn. zm.),

ROZPORZĄDZENIE Ministrów Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa oraz Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej z 17 grudnia 1996 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (DzU nr 133, poz. 883),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO z dnia 28 marca 2000 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowaw­czej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU nr 49, poz. 573),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z 19 lutego 2002 r. w sprawie prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuń­czej oraz rodzajów tej dokumentacji (DzU nr 23, poz. 225 z późn. zm.),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z dnia 10 sierpnia 2001 r. w sprawie ro­dzajów dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępniania (DzU nr 88, poz. 966),

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z l sierpnia 2003 r. w sprawie rodzajów indywidualnej dokumentacji medycznej pacjenta, sposobu jej prowadze­nia i przechowywania oraz szczegółowych warunków jej udostępniania przez pielęgniarkę / położną udzielającą świadczeń zdrowotnych (DzU nr 147, poz. 1437),

*) Wykaz opracowano przy pomocy Aneksu 1 i 2 zawartego w Podręczniku pt. Kancelaria i archiwum zakładowe, wydanym przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich w 2006r.

 

skany on-line

szukajwarchiwach.pl





Archiwa rodzinne

Półka Archiwisty

ul. Lelewela 4, 37-700 Przemyśl
tel. (+48 16) 670-35-38, fax (+48 16) 670-76-34
e-mail:
Copyright © 2014. Archiwum Państwowe w Przemyślu.